Démarche capacitaire et gestion des lits

Dans le prolongement de notre article précédent sur la logique de filière, nous abordons un autre concept du Guide d’aide à la préparation et à la gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles, la démarche capacitaire ou la gestion de lits en situation de crise. Là encore, nous nous attachons à détailler les apports de MenKorn WHITE permettant aux Etablissements de Santé de mieux intégrer ce concept.

Si de plus en plus de centres hospitaliers s’équipent d’outils de gestion de lits appelés également « bed managers », si les Répertoires Opérationnels des Ressources commencent à apporter des réponses, encore partielles pour ce qui concerne la gestion de crise, la gestion des lits hospitaliers reste pour beaucoup, un casse-tête du quotidien. Et c’est bien à cette question que le nouveau guide plan blanc tente d’apporter une réponse dans un contexte critique.

Une approche de la gestion des lits : la Démarche capacitaire

Là aussi, le concept repose sur l’enjeu d’une plus grande réactivité de la réponse des établissements de santé à un afflux massif de victimes gravement blessées. Et comme « qui peut le plus, peut le moins », l’organisation ainsi préconisée pour des crises à cinétique rapide, perdure pour des crises à cinétique plus lente comme une épidémie.

L’idée schématique est de demander à chaque établissement de santé d’indiquer combien de victimes sont-ils en capacité d’accueillir dès lors qu’ils sont en « mode crise » ; et de consigner cet état capacitaire dans une synthèse : le tableau capacitaire. Ces états des lieux connus des services de régulation, permettront ainsi d’orienter directement les victimes, sans avoir à contacter directement les établissements en question. L’idée est de gagner du temps, d’optimiser le parcours de la victime dès sa prise en charge et de fluidifier le flux de victimes potentiellement massif.

Dans le détail, ce concept intègre de multiples variables comme le classement de l’établissement de santé en première ou deuxième ligne, les spécialités, les catégorisations de victimes (UA, UR), leur âge, la temporalité (T0, T+1h…), la spécialisation du plateau technique…

Le Guide d’aide à la préparation et à la gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles ne communique pas d’exemple de tableau capacitaire et on peut penser que les ARS déploieront ce type d’outils dans les mois à venir et qu’ils seront pour le moins interfacés voire intégrés aux Répertoires opérationnels des ressources (ROR).

Seule entorse à la logique dynamique de gestion de crise prônée tout au long du document, ce concept est éminemment statique puisqu’il « grave dans le marbre » une capacité d’accueil théorique qui fait fi du contexte général, du niveau d’activité des services, de l’heure à laquelle la situation critique se produit, de la tension du service en termes de ressources humaines ou matérielles… A la décharge du guide et de ses rédacteurs, le document alerte bien les organisations de gestion de crise sur la nécessité de mettre à jour prioritairement les informations théoriques du tableau capacitaire.

Si le serpent de mer de la gestion des lits en situation de crise ne trouve apparemment pas une réponse optimale avec la solution préconisée, il faut aussi préciser qu’il n’existe aucun outil de gestion dynamique performant de ce type de ressource… mis à part MenKorn WHITE !

Cette affirmation quelque peu présomptueuse de notre part ne vise en aucun cas à dénigrer le travail formidable de ce guide qui représente une réelle avancée dans la gestion de crise hospitalière mais simplement à marquer une réelle différence d’approche de CrisiSoft sur cette question.

Les réponses de MenKorn

CrisiSoft a fait le choix de pousser la logique coopérative sur cette question de la gestion des lits afin de préserver le caractère dynamique et adaptif d’une gestion de crise réussie. La réflexion débute du même constat : un régulateur de crise doit connaître le plus rapidement possible les capacités d’accueil pour son flux afin de préserver une certaine fluidité dans son organisation et son dispositif et surtout offrir de réelles chances de survie pour les victimes. Le chemin choisi par les solutions MenKorn ne repose pas sur une démarche « théorique » mais sur la mobilisation immédiate de l’écosystème de l’établissement de santé rendu possible par des outils rapides et l’information « temps réel ». Cette approche se traduit de la manière suivante.

Alerte. L’établissement de santé confronté à une situation critique, après les premiers bilans de situation est en mesure de dimensionner la ressource immédiate à mobiliser pour couvrir ses besoins. La cellule de crise hospitalière va pouvoir activer tout ou partie de ses services internes. Ceux-ci, alertés automatiquement du déclenchement de la procédure, vont pouvoir indiquer en quelques clics et tout au long de la situation, les lits ou places disponibles pour chaque service. Une vision consolidée en cellule de crise permettra à la CCH ou au Directeur Médical de Crise d’orienter le flux.

Interfaces partenaires. Les capacités d’accueil d’un service interne particulier peuvent se trouver dépassées. Si aucune solution alternative n’est envisageable en interne, la CCH, bien avant d’arriver au point de rupture du flux, va pouvoir solliciter dans son écosystème local (Département, GHT…) ou plus loin, d’autres services pour accueillir son flux. Dans ce cas, les services sollicités disposent d’une interface dédiée (sans qu’ils soient pour autant utilisateurs de MenKorn) leur permettant de mettre à disposition en temps réel des ressources de renfort, immédiatement disponibles pour l’établissement de santé demandeur. L’interface permet ainsi de ne pas « réserver » des ressources (qui toutes ne seront pas forcément utilisées en permanence). L’objectif est bien de participer à la dynamique globale de la situation grâce à l’actualisation en temps réel de la mise à disposition de ces ressources.
Cette fonctionnalité est également très utile en cas de déprogrammation nécessaire d’activités ou de transfert de patients hospitalisés pour libérer des lits d’aval.

Observatoire. Chaque service sollicité qu’il soit interne ou extérieur, dès qu’il est alerté dispose d’un accès à un observatoire synthétique sur la situation. Cela lui permet d’avoir une information suffisante sur les problématiques rencontrées, sur l’état des besoins et des ressources et ainsi de pouvoir mesurer l’enjeu de sa participation à la résolution collective de la crise.
En prévision de la dégradation de la situation, l’établissement de santé décide d’élargir son périmètre partenarial au GHT dont il dépend. Ce dernier est alerté automatiquement par mail, SMS ou appel vocal et accède à l’observatoire qui lui permet de prendre connaissance de la situation et de suivre son évolution.

Anticipation & Récupération. La réussite de cette approche repose sur l’intérêt qu’auront les uns et les autres d’y contribuer. Si la question ne se pose pas pour l’établissement demandeur, le service sollicité n’est pas confronté à la même urgence. La coopération ne vaut que si tout le monde y trouve un intérêt et MenKorn WHITE va permettre d’abord que le service sollicité puisse à tout moment, dès lors que le lit ou la place n’a pas été attribuée, de récupérer la ressource pour ses propres besoins. Mais surtout, dès lors qu’une victime ou un patient est affecté sur le lits ou la place mis à disposition, le service sollicité va pouvoir suivre sa prise en charge médicale et son évacuation en temps réel, disposer de sa fiche médicale bien avant son arrivée ; et ainsi anticiper son accueil et sa prise en charge finale.

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